Vous êtes un responsable pédagogique, un directeur d’établissement ou encore un enseignant/formateur ? La rentrée approche, et une question revient chaque année : comment déployer et gérer et efficacement les outils numériques nécessaires à la formation de vos étudiants ? Alors cet article est fait pour vous !

Avec l’évolution constante des référentiels, la maîtrise des outils numériques devient un incontournable dans de nombreuses formations (BTS NDRC, BTS GPME, Bachelor marketing digital, tourisme, etc.). Les apprenants doivent manipuler et se former sur des outils comme :

• des CMS (WordPress),
• des boutiques en ligne (PrestaShop, WooCommerce),
• des ERP (Dolibarr, Odoo, EBP),
• des CRM (Mautic, HubSpot),
• ou encore des outils de gestion de projet ou de veille commerciale.

Mais qui dit outils numériques dit aussi hébergement, maintenance, support, sécurité, mises à jour, gestion des accès… et là, les choses peuvent vite se compliquer.

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Un besoin croissant notamment pour les BTS NDRC, une complexité grandissante

Dans la majorité des établissement, les enseignants manquent de temps ou de compétences techniques pour gérer ces outils, et le service informatique est souvent déjà saturé… voire inexistant, surtout dans les structures à taille humaine.

Alors, que faire ?

Trois grandes options s’offrent à vous :

1. Gérer les outils en interne avec votre équipe IT
2. Utiliser un hébergeur traditionnel
3. Opter pour une solution clé en main spécialisée dans l’éducation

Analysons ensemble les avantages et les limites de chaque solution.

La gestion en interne : autonomie maximale, mais lourde charge

Certaines écoles ou CFA font le choix de tout gérer en interne : serveurs, configuration, déploiement des outils, mises à jour, sécurité, sauvegardes… Ce choix offre une liberté totale, mais implique aussi de fortes contraintes techniques, humaines et budgétaires.

✅ Avantages : contrôle total, personnalisation à 100%, indépendance vis-à-vis des prestataires.
❌ Inconvénients : charge de travail élevée, besoin de personnel qualifié, risque accrus de pannes, de failles de sécurité.

Concrètement, cette solution représente un investissement conséquent :

• Matériel à acheter ou à louer (serveurs, onduleurs, climatisation, etc.)
• Temps humain pour l’installation, la configuration, la maintenance et le support, éventuellement la création d’une plateforme pédagogique, chaque année voir plus souvent en cas de problème
• Ressources internes mobilisées : équipe informatique déjà sollicitée, enseignants aux compétences techniques plus difficile à recruter, impact sur leur charge de travail
• Responsabilités supplémentaires : mises à jour, sécurité, gestion des incidents, maintenance, hébergement, électricité, climatisation…

Sans oublier les choix techniques à faire :
👉 Un seul site partagé avec plusieurs accès ? Une instance par poste ? Des solutions hybrides ?

💸 Fourchette estimée : 50 € à 150 € par an et par étudiant selon le matériel, le temps mobilisé et les aléas techniques.

Cette option peut convenir à de petites structures avec peu d’élèves et un nombre limité d’outils. Mais pour la majorité des établissements, l’absence d’une direction des systèmes d’information solide ou de ressources informatiques suffisantes peut transformer cette autonomie en véritable casse-tête… voire en risque organisationnel.

L’hébergeur classique : une base, mais tout reste à faire

Faire appel à un hébergeur web (comme OVH, o2switch, Infomaniak, Ionos…) permet de s’affranchir de la gestion du matériel, tout en restant maître de ses sites. C’est une solution abordable mais brute, qui demande des compétences techniques, généralement assurées par un enseignant ou le service informatique : vous avez un hébergement web, parfois un nom de domaine. Tout reste à faire (installation des sites, paramétrage, création des accès pour les élèves, sécurité, mises à jour, sauvegardes, support en cas de bug…).

✅ Avantages : coût de location faible, grande flexibilité.
❌ Inconvénients : configuration et maintenance à votre charge, support limité, peu adapté à un usage pédagogique sans personnalisation.

En clair, vous louez un terrain nu : c’est à vous de construire la maison, d’y installer la plomberie, l’électricité, la sécurité… Pas toujours l’idéal pour un établissement qui doit avant tout se concentrer sur la pédagogie.

💸 Fourchette estimée : 10 € à 40 € par an et par étudiant, selon le nombre d’élèves, la complexité et le degré d’automatisation.

⚠️ Attention : ce choix peut alourdir les process internes. Si un enseignant rencontre un problème, il doit souvent passer par le service informatique, qui lui-même doit contacter l’hébergeur. Ce qui peut entrainer une perte de temps, de la frustration, et des lenteurs dans le traitement des incidents.

Cette solution peut convenir si vous avez :

• Un petit nombre d’élèves
• Un enseignant compétent techniquement, volontaire et disponible
• Peu de sites ou de complexité
• Une équipe informatique disposée à intervenir régulièrement

Mais elle montre vite ses limites dans les établissements plus grands, ou quand les compétences internes sont rares, les délais courts, et où la priorité est donnée à la pédagogie plutôt qu’à la technique.

La solution plateforme pédagogique clé en main type SaaS : simplicité, gain de temps et sérénité

La dernière option consiste à adopter une solution clé en main du type Studalya WEB (plateforme pédagogique adaptée pour les BTS NDRC, GPME et autre permettant le déploiement de site WordPress et PrestaShop par exemple), généralement sous forme de SaaS (Software as a Service).
Ici, vous déléguez l’intégralité de la gestion technique à une entreprise spécialisée, qui prend en charge pour vous le déploiement, la maintenance, les mises à jour, la sécurité, le support, la formation, et plus encore.

✅ Avantages : zéro compétence technique requise, gain de temps, accompagnement personnalisé, environnement conçu pour l’apprentissage.
❌ Inconvénient : un coût un peu plus élevé qu’un hébergeur nu (mais bien inférieur à une gestion en interne).

💡 Chaque solution SaaS propose ses propres services : il vous appartient de comparer les fonctionnalités, le niveau d’accompagnement, la facilité d’usage ou encore la réactivité du support pour choisir celle qui répond le mieux à vos besoins pédagogiques.

Exemple : Studalya WEB, la solution pensée pour les établissements de formation

Studalya WEB est une plateforme pédagogique clé en main conçue spécifiquement pour les établissements d’enseignement (lycées, CFA, BTS, etc.).
Elle permet aux étudiants de déployer leur outils numériques tels que WordPress et PrestaShop en quelques clics, sans aucune compétence technique, tout en offrant aux enseignants un espace simple et intuitif pour piloter leurs projets pédagogiques et assurer la supervision de leurs étudiants.

Sécurisée, maintenue à jour, hébergée en France, notre solution intègre :

• Des outils prêts à l’emploi pour vos étudiants
• Un support réactif
• Un accompagnement à la prise en main
• Des fonctionnalités exclusives comme :
  • la gestion multi-établissements
  • la programmation de publication des templates à une date précise (pratique pour les examens)
  • la création/suppression de site en autonomie

💸 Tarif : de 15 à 35 € par étudiant et par an, tout compris (soit environ 1,25 à 2,90 € par mois)
Aucune surprise : tout est inclus dans le forfait.

Pour l’établissement, cela signifie :

• Aucun besoin de mobiliser le service informatique
• Aucun temps perdu en maintenance ou dépannage
• Une expérience pédagogique fluide et moderne.

Cette solution est idéale pour les structures qui souhaitent se concentrer sur l’enseignement, tout en bénéficiant d’un outil fiable, conforme et pensé pour la formation.

Comment bien choisir sa solution ? Quelques critères à prendre en compte

Choisir entre gestion en interne, hébergeur classique ou solution clé en main dépend de plusieurs facteurs. Voici les principaux éléments à évaluer avant de faire votre choix :

Nombre d’étudiants

Plus vous avez d’étudiants à gérer, plus la gestion technique devient complexe (création, support, suivi, mises à jour…).
👉 Une solution clé en main permet de gagner du temps et d’automatiser les tâches répétitives, là où une gestion manuelle peut vite devenir chronophage.

Budget

Un hébergeur classique ou une gestion interne semble moins cher sur le papier. Mais attention aux coûts cachés :

• Temps humain mobilisé
• Risque de panne ou de faille
• Support technique non inclus

Chez Studalya WEB, nous proposons une tarification claire et tout compris à partir de 15 € par étudiant et par an.
📌 Essayez notre simulateur pour estimer le coût pour votre structure.

Ressources internes

Disposez-vous :

• d’un service informatique disponible ?
• de personnel formé à l’administration web ?
• de matériel performant ?

Sans cela, la gestion en interne peut rapidement montrer ses limites.

Cybersécurité

Assurez-vous d’avoir les compétences pour :

• Gérer les sauvegardes
• maintenir les certificats SSL
• gérer les mises à jour des sites
• faire face à une attaque ou un piratage

Une solution clé en main prend en charge toute la sécurité à votre place.

Maintenance & mises à jour

Qui s’occupera des mises à jour, du support en cas de bug, de la disponibilité des sites ?
Avec une solution SaaS, tout est automatisé. En interne ou via un hébergeur, c’est à vous de gérer.

Évolutivité / scalabilité

Votre structure est amenée à évoluer ? Vous risquez de devoir tout reconfigurer à chaque rentrée.
Une solution clé en main comme Studalya WEB permet de scaler facilement, sans tout recommencer à zéro.

Support & accompagnement

Un support réactif et disponible sur les horaires scolaires peut changer la donne lors d’un incident ou d’un blocage.
Pensez aussi à l’accompagnement pédagogique, souvent absent chez un hébergeur.

Simplicité & autonomie

Souhaitez-vous une solution intuitive, accessible aux enseignants sans compétences techniques, et simple à prendre en main ?
Un environnement conçu pour l’éducation permet aux étudiants de travailler en toute autonomie, sans solliciter sans cesse le support ou le professeur.

En résumé, parfois, ce n’est pas le prix qui compte le plus, mais ce qu’il vous évite d’avoir à gérer.
Un coût légèrement plus élevé peut finalement faire gagner des dizaines d’heures et garantir une meilleure expérience pédagogique.

Une réflexion stratégique, pas juste technique

Le choix entre une gestion en interne, un hébergeur classique ou une solution clé en main ne se résume pas à une question de coût ou de compétences techniques. C’est un véritable choix stratégique, qui influencera durablement :

• la charge mentale de vos équipes, leur efficacité et leur qualité de vie au travail,
• la qualité pédagogique de vos formations
• l’autonomie des enseignants et leur capacité à se concentrer sur leur coeur de métier
• l’expérience vécue par vos étudiants, leur motivation et leur implication

Recentrer vos priorités sur l’essentiel : l’enseignement !

Confier la partie technique à un prestataire spécialisé, c’est libérer du temps et de l’énergie pour ce qui compte vraiment : la réussite de vos étudiants.

Ne perdez plus de temps à jongler entre problèmes de serveurs, installations compliquées et bugs. Déléguez ce qui peut l’être à des experts, tout en gardant le contrôle sur vos objectifs pédagogiques.

Et si vous optiez pour la simplicité avec Studalya WEB ?

Chez Studalya WEB, nous accompagnons les établissements dans la mise en place de leurs outils pédagogiques numériques. Notre solution clé en main a été conçue spécialement pour le monde de l’éducation, avec une promesse simple :

Zéro technique, 100 % pédagogique.

Besoin d’un site WordPress ? D’une boutique PrestaShop prête à l’emploi ? D’un ERP fonctionnel pour les mises en situation ? Nous avons la solution, et nous vous accompagnons durant tout votre parcours. C’est rapide, sécurisé, et encadré.

Vous n’avez plus à choisir entre simplicité, efficacité et sécurité. Avec Studalya, vous avez les trois.

👉 Découvrez nos offres : Studalya.com

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Vous êtes enseignant, coordinateur ou chef d’établissement et vous souhaitez découvrir concrètement comment Studalya WEB peut vous aider pour enseigner la digitalisation ?

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— L’équipe Studalya

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