Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI), ou autrement appelé ERP (Enterprise Resource Planning), est un outil incontournable dans la gestion des petites et moyennes entreprises. Il permet de centraliser, de gérer et d’automatiser de nombreux processus : la gestion comptable et financière, la facturation, le suivi des clients et des fournisseurs, la gestion des stocks, la paie, ou encore la planification des ressources humaines.
Aujourd’hui, ces logiciels ne sont plus réservés aux grandes entreprises : ils sont utilisés au quotidien par des PME, mais aussi par des associations, des start-up et des structures publiques. Pour cette raison, le référentiel du BTS Gestion de la PME (GPME) intègre leur utilisation, en particulier dans l’épreuve E4 – Gestion de la Relation avec les Clients et les Fournisseurs (GRCF).
L’objectif n’est pas d’imposer un logiciel précis aux enseignants et étudiants de GPME pour la GRC, mais de développer des compétences transférables à n’importe quel ERP / PGI. Les établissements et formateurs ont donc la liberté de choisir l’outil le plus adapté à leur contexte pédagogique. Parmi les solutions les plus couramment utilisées dans les écoles et centres de formation, on retrouve EBP, Odoo et Dolibarr.
Découvrons ensemble dans cet articles les avantages et les inconvénients de chacun, puis on vous dira lequel on a choisi pour Studalya WEB et pourquoi !
Dans cet article
ERP : installation locale ou solution cloud ?
Avant de comparer les logiciels, il est important de rappeler qu’il existe deux grandes approches :
- Les ERP installés en local : le logiciel est directement installé sur les postes de l’entreprise ou de l’établissement. C’est le cas d’EBP ou de SAP dans sa version traditionnelle par exemple. Les avantages de ce type de PGI est la maîtrise totale de l’outil et des données. L’inconvénient majeur, principalement pour les organismes de formations est la lourdeur de l’installation, les contraintes matérielles, et les mises à jour parfois complexes (les étudiants ne disposants pas tous du même matériel).
- Les ERP en mode SaaS (cloud) : accessibles depuis n’importe quel navigateur, sans installation locale. C’est le cas d’Odoo et de Dolibarr. Les avantages sont leur accessibilité, leur simplicité de déploiement, de leur mise à jour, etc. Les inconvénients principaux sont le fait que cela nécessite une connexion internet et engendre parfois des coûts liés aux modules payants.
Dans un contexte pédagogique pour l’épreuve de GRCF, le mode SaaS peut être privilégié car il simplifie la logistique et permet aux étudiants de travailler depuis n’importe quel poste, y compris à domicile.
EBP : la référence française en PME
EBP est un acteur historique en France, reconnu pour ses solutions adaptées aux PME.
C’est un logiciel largement utilisé en entreprise, ce qui donne une forte valeur professionnelle aux étudiants formés sur cet outil. Le logiciel dispose de modules spécialisés en comptabilité, paie, gestion commerciale et facturation et il existe des versions pédagogiques spécialement conçues pour l’enseignement.
Cependant, il s’agit d’un logiciel jugé parfois lourd à installer et à maintenir. Le coût des licences est également non négligeable pour un établissement scolaire, et le déploiement en local peut poser régulièrement des problèmes de compatibilité avec le matériel des étudiants. Le déploiement local impose également des défis tels que la sauvegarde des bases de données. Que faire si un étudiant perd ou casse son PC ?
EBP reste un excellent choix pour coller à la réalité du marché français, mais son coût et sa lourdeur technique peuvent constituer des freins dans un contexte scolaire.
Odoo : la solution open source internationale
Odoo est un ERP open source originaire de Belgique, désormais utilisé dans le monde entier.
Il s’agit d’une solution extrêmement complète et modulable : CRM, facturation, gestion de projet, e-commerce, RH, etc.
Le PGI est accessible en mode cloud, sans installation locale. Il dispose d’une large communauté d’utilisateurs, de mises à jour régulières, et d’une documentation abondante. Il est également possible d’utiliser sa version communautaire gratuite en s’occupant de l’hébergement (attention, cette version communautaire n’inclut pas d’outil simple permettant de faire les mises à jours majeures !).
Ses limites sont la complexité de paramétrage pour des débutants. En effet, beaucoup de modules et beaucoup de possibilités entrainent une certaine complexité de prise en main, notamment dans un cadre de formation pour l’épreuve GRCF. Pour avoir testé différents ERP chez Studalya, notre avis personnel est que la courbe d’apprentissage est un peu plus longue sur Odoo que sur un logiciel comme Dolibarr par exemple. Également, de nombreuses fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans la version payante, ce qui peut être limitant lors de certains aspects de la formation.
Ainsi, Odoo est idéal pour préparer les étudiants en GRCF à des environnements numériques modernes et internationaux, mais il nécessite un accompagnement pédagogique solide pour ne pas décourager les débutants.
Dolibarr : la simplicité au service de la pédagogie
Dolibarr est un ERP français, également open source, pensé pour être intuitif et accessible.
Ses avantages sont sa gratuité, ce qui en fait un des premiers choix pour les PME, les Start-Up et les associations. Il s’agit également d’un logiciel facile à installer et à maintenir. Son interface est claire et adaptée à un public débutant. Le PGI est accessible en mode SaaS, donc utilisable partout avec une simple connexion internet. Il est également possible de l’héberger soi-même sous couvert de disposer des compétences techniques pour le faire (mise en place, sécurisation, sauvegarde, …).
Tout comme EBP, il s’agit d’un ERP qui est développé en France, ce qui favorise une communauté locale !
Ses faiblesses sont qu’il est un peu moins riche en fonctionnalités avancées qu’Odoo (ce qui le rend malgré tout plus simple) et que sa communauté est plus réduite que celle d’Odoo, bien que dynamique en France.
Dolibarr est particulièrement adapté à l’enseignement, car il combine simplicité, accessibilité et pertinence pédagogique.
SAP : l’ERP des grandes entreprises
Enfin, on ne pouvait pas ne pas parler de SAP, car certains établissements l’évoquent aussi comme le leader mondial des ERP.
L’inconvénient majeur est qu’il est trop complexe pour un usage pédagogique courant en BTS GPME, et peu adapté à la réalité des PME françaises.
Son avantage est qu’il offre une immersion complète dans l’outil utilisé par de très grandes entreprises.
Quel ERP choisir pour un BTS GPME afin de préparer l’épreuve de GRCF ?
Le référentiel du BTS GPME ne précise pas de logiciel imposé. L’important est que les étudiants comprennent les logiques de gestion intégrée et sachent s’adapter à différents environnements via la matière de GRCF.
- Avec EBP, ils travaillent sur un outil largement répandu en PME françaises.
- Avec Odoo, ils découvrent un ERP international, moderne et complet.
- Avec Dolibarr, ils bénéficient d’un outil simple, accessible et idéal pour l’apprentissage.
L’essentiel est donc de choisir l’ERP le plus adapté à vos besoins pédagogiques, à vos ressources techniques et au profil de vos étudiants.
L’approche Studalya WEB
Chez Studalya WEB, nous avons choisi de proposer Dolibarr comme outil numérique sur notre plateforme et ce pour deux raisons simples :
- Parce qu’il est à la fois facile à utiliser pour les étudiants de BTS GPME et complet pour couvrir les besoins de la formation en GRCF
- Parce que c’est un logiciel français, en cohérence et en soutien avec notre propre philosophie.
Ainsi, sur Studalya WEB, selon votre souscription, vous pourrez demander à vos étudiants de déployer un ou plusieurs ERP, créer des modèles avec des cas d’étude personnalisés, puis les partager à l’ensemble de vos étudiants en un clic. L’administration est, comme pour tous nos outils numériques, centralisée et vous gardez une vue d’ensemble sur toutes les instances et applications déployées par vos étudiants, avec la possibilité de vous y connecter grâce à un bouton.
Autre avantage : si votre établissement dispose déjà d’un abonnement à Studalya WEB pour d’autres formations (par exemple, pour les BTS NDRC qui travaillent sur WordPress et PrestaShop afin de préparer l’épreuve E5), vous pouvez mutualiser votre abonnement. Ainsi, une même souscription couvre plusieurs filières sur une même plateforme, ce qui permet de réaliser des économies tout en offrant une expérience numérique cohérente aux étudiants de l’ensemble de vos classes.
L’utilisation d’un ERP dans le cadre de la GRCF du BTS GPME n’est pas un luxe : c’est une nécessité pour former des étudiants capables de gérer efficacement les processus de gestion d’une PME. Qu’il s’agisse d’EBP, d’Odoo ou de Dolibarr, chacun apporte une valeur pédagogique différente. L’essentiel est de donner aux étudiants les bons réflexes, afin qu’ils puissent s’adapter à n’importe quelle solution une fois en entreprise.
Avec des plateformes comme Studalya WEB, les enseignants disposent d’outils simples et flexibles pour intégrer l’ERP dans leurs pratiques pédagogiques, tout en mutualisant les abonnements et en accompagnant la digitalisation des formations.
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— L’équipe Studalya